I korthet: Börja planera kickoffen 4–6 månader i förväg. Sätt mål och budget först, boka anläggning och transport sedan, och lägg programmet sist. Välj aktiviteter som alla kan delta i och följ upp budskapet veckan efter. Nedan finns en komplett checklista.
En kickoff är en av årets viktigaste investeringar i medarbetarna. Den ska ge energi, skapa samhörighet och göra målen begripliga. Men en kickoff med många deltagare kräver också mycket planering. Den här checklistan hjälper er att få med allt, i rätt ordning.
Tidsplan i korthet
| När | Att göra |
|---|---|
| 6–4 månader före | Mål, budget, datum, antal deltagare, projektgrupp |
| 4–3 månader före | Begär offerter och boka anläggning, boka transport |
| 3–2 månader före | Program, talare, aktiviteter, inbjudan |
| 1 månad före | Anmälan, specialkost, rumslista, teknik |
| 1 vecka före | Slutligt antal, körschema, packlista |
| Efter kickoffen | Utvärdering, sammanfattning, uppföljning |
Steg 1: Mål och budget
Bestäm vad kickoffen ska åstadkomma. Är det att lansera en ny strategi, fira ett bra år eller svetsa samman en ny organisation? Målet styr allt annat, från val av plats till programmets längd. Sätt samtidigt en budget per person och bestäm om ni ska övernatta.
Steg 2: Datum och plats
Januari och augusti–september är högsäsong för kickoffer. Ha gärna två alternativa datum när ni begär offerter. Välj sedan miljö: skärgård, herrgård, spa eller konferenshotell. Vår guide om kickoff utanför Stockholm jämför de vanligaste alternativen, och för grupper som ska resa längre förmedlar vi anläggningar i hela Sverige, till exempel i Göteborg och i Uppsala.
Välj en anläggning som klarar hela gruppen under samma tak, både i lokal, matsal och boende. Det förenklar logistiken och gör att alla kan umgås under kvällen.
Steg 3: Transport
En gemensam buss gör starten smidig och blir ofta en del av upplevelsen. Kontrollera parkering om deltagarna kör själva, och planera hemresan lika noga som ditresan.
Steg 4: Program
Blanda format: korta presentationer, grupparbeten och aktiviteter. Ett vanligt misstag är att fylla dagen med för många föredrag. Planera in pauser och tid för samtal. Ledningens budskap bör komma tidigt, medan deltagarna fortfarande är pigga.
Steg 5: Aktiviteter
Aktiviteten ska stärka gruppen, inte skapa vinnare och förlorare. Här är populära kickoffaktiviteter och vad de passar för:
| Aktivitet | Passar för | Tänk på |
|---|---|---|
| Matlagning i lag | Samarbete, alla nivåer | Kräver kök – finns t.ex. på Högberga Gård |
| Quiz och tävlingar | Stora grupper, kväll | Blanda lagen över avdelningar |
| Utomhusaktivitet | Energi, sommar och höst | Ha en plan B vid dåligt väder |
| Spa och bastu | Återhämtning | Kontrollera kapacitet och tider |
| Vinprovning | Kvällsaktivitet | Alkoholfritt alternativ |
| Workshop med extern föreläsare | Inspiration, kompetens | Boka tidigt |
Flera anläggningar har egna aktiviteter. Högberga Gård har enligt sin webb en matstudio där upp till 18 personer kan laga mat med kockar (läs mer), och Såstaholm erbjuder bland annat quiz, kostymer, lerduvor och vinprovning (läs mer).
Steg 6: Inbjudan och anmälan
Skicka inbjudan minst 6–8 veckor före. Samla in specialkost, allergier, rumsönskemål och eventuella tillgänglighetsbehov i anmälan, så slipper ni mejla fram och tillbaka.
Steg 7: Sista veckan
- Bekräfta slutligt antal med anläggningen.
- Skicka körschema till alla som har en roll.
- Testa teknik och presentationer.
- Skicka praktisk info till deltagarna: tider, adress, klädsel, packlista.
Steg 8: Uppföljning
Skicka en kort utvärdering dagen efter, och en sammanfattning av budskap och beslut inom en vecka. Följ upp målen på ett ordinarie möte en månad senare.
Ett tips är att låta varje aktivitet ha en tydlig koppling till kickoffens budskap. Om temat är samarbete passar lagbaserade övningar, och om temat är förnyelse kan en workshop med extern inspiratör ge mer.
Vanliga misstag
- För fullt program utan pauser.
- Aktiviteter som utesluter någon.
- Otydligt budskap – deltagarna minns inte vad kickoffen handlade om.
- För sen bokning under högsäsong.
- Ingen uppföljning.
Budgetposter att räkna med
Lokal och konferenspaket, övernattning, måltider och dryck, transport, aktiviteter, eventuell föreläsare eller moderator, teknik samt en buffert på 5–10 procent för oväntade kostnader. Vill ni hålla nere kostnaden kan ni välja en dagskonferens med middag i stället för övernattning, eller en konferens med övernattning söndag–torsdag.
Vill ni ha hjälp att hitta rätt? Vi hjälper er hitta anläggning, jämföra paket och ta fram offerter – kostnadsfritt. Skicka antal, datum och önskemål.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att planera en kickoff?
För en kickoff med 50 personer eller fler bör ni börja 4–6 månader innan. Mindre kickoffer kan planeras på 1–2 månader om datumen är flexibla.
Hur lång bör en kickoff vara?
En heldag räcker för många, men en kickoff över två dagar med övernattning ger mer tid för relationer och fest.
Vilka aktiviteter är bäst på en kickoff?
De som alla kan delta i och som bygger samarbete, till exempel matlagning i lag, quiz eller enkla utomhusaktiviteter.
Kan ni hjälpa till med hela planeringen?
Vi hjälper er hitta och boka rätt anläggning och jämföra paket, utan kostnad. Anläggningen kan ofta hjälpa till med aktiviteter på plats.
